Con il termine power meeting intendo, caro collega grossista, le riunioni o gli incontri che periodicamente tieni e indici nella tua azienda.

Perché ho scelto di usare un termine in inglese?

Perché è più efficace, perché la parola power, potere, mette in moto il cervello a una velocità superiore, perché meeting dà l’idea di un incontro piacevole e non di un noioso obbligo.

Non tutti i power meeting, come tu stesso sperimento, non funzionano alla perfezione.

Per quale motivo?

Nella mia lunga esperienza imprenditore di grossista dell’horeca ne ho viste di tutti i colori.

Ecco qualche esempio:

-riunioni organizzate senza un vero motivo

-riunioni organizzate per obbligo

-partecipate da persone non in linea con l’argomento

-senza un ordine del giorno

-senza un tempo di inizio e un tempo di fine

-senza una persona a cui fosse delegato il ruolo di responsabile

-senza nessuno che facesse il debrief

-senza che vi fosse un allineamento sui contenuti né una discussione

La mia semplice proposta: power meeting di questo genere sono controproduttivi, per cui lasciali perdere. O li organizzi in maniera seria, o tanto vale lasciare che tutte le tue persone svolgano le loro mansioni in pace.

Nella mia azienda ho voluto struttura in maniera molto rigorosa i power meeting. Ecco lo stato dell’arte, spero possano essere consigli utili per la tua realtà.

-Ogni power meeting relativo a un argomento ripetitivo deve avere una sua periodicità, scegli tu quale, e un giorno fisso della settimana in cui si deve tenere

-Ora di inizio e di fine devono essere chiare a tutti, così come la sala a disposizione, possibilmente sempre la stessa

-Le persone vanno informate prima sul contenuto oggetto dell’incontro in modo da arrivare preparate e con la giusta documentazione

-Tu o il responsabile di area o altra persona dovranno far rispettare la tempistica e mantenere la discussione sull’argomento in oggetto

-Cerca di essere presente le volte in cui diverse aree aziendali si incontrano

-Non fissare riunioni alle 17 o alle 18, gli orari di lavoro devono essere rispettati

Su tutto, chiediti sempre: devo proprio indire una riunione per comunicare un certo dato, evento, fatto…oppure posso usare una mail, un video, la newsletter interna o altro?

I mezzi di comunicazione digital ci stanno fornendo un sacco di strumenti molto comodi, abbiamo tutti imparato a usarli in tempi di covid. Un power meeting efficace ed efficiente può tranquillamente tenersi anche non in presenza. Rifletti un attimo su questa considerazione e vedrai quanto tempo e denaro risparmiato da tutte le persone coinvolte.

Cosa fare, durante il power meeting, se le persone presenti sono svogliate o non vedono l’ora di andarsene?

Inutile arrabbiarsi, ti conviene invece capire velocemente cosa sta succedendo. La più semplice? L’argomento non era così “forte”. La più delicata? Chi parla non è abbastanza autorevole.

Solo tu puoi sapere le motivazioni profonde che spingono le persone a comportarsi in un certo modo. Inizia ad affrontarle subito, risolverai il problema il prima possibile.

Hai altre problematiche che affossano le tue riunioni? Parlamene!

Scrivi a mit@ristopiulombardia.it e cercherò di venire in tuo aiuto con una consulenza ad hoc.