L’ecosostenibilità non è solo una moda: nel nostro settore, dove la mole di documenti scambiati quotidianamente è considerevole, l’ottimizzazione dei processi interni diventa essenziale non solo per razionalizzare i costi ma anche per ridurre l’impatto ambientale.
Qui entra in gioco la riduzione del consumo di carta: un piccolo passo con un grande risvolto, positivo per te e per il pianeta. Come fare?
Il primo passo per ridurre l’uso della carta è la digitalizzazione, ovviamente, spalmata ovunque. Migrare verso un sistema di gestione documentale elettronico permette non solo di avere un accesso più rapido e ordinato ai documenti, ma anche di diminuire considerevolmente la quantità di carta utilizzata. Pensaci: fatture, ordini, report interni, comunicazioni con fornitori e clienti – tutto può essere gestito digitalmente, riducendo la necessità di stampare e archiviare fisicamente.
Parallelamente, l’automazione dei processi interni, attraverso l’implementazione di software e applicazioni specifici, consente di ridurre ulteriormente gli sprechi. Ad esempio, un sistema di approvazione digitale per gli ordini o le spese può eliminare la necessità di stampare e firmare manualmente ogni documento. Inoltre, queste soluzioni spesso offrono funzionalità di monitoraggio in tempo reale, permettendoti di avere una visione chiara dell’andamento aziendale senza la necessità di produrre interminabili report cartacei.
C’è un altro aspetto, spesso sottovalutato: la formazione del personale. Anche se si implementano le migliori tecnologie, è fondamentale assicurarsi che tutti siano allineati e si impegnino a utilizzare questi strumenti in modo efficiente. La formazione può abbracciare sia le competenze tecniche che una sensibilizzazione sull’importanza delle pratiche sostenibili.
Un caso di studio: immagina una media impresa con circa 100 dipendenti. In un anno standard, questa azienda potrebbe consumare circa 500.000 fogli di carta, considerando rapporti, fatture, comunicazioni interne ed esterne e così via. Supponendo un costo medio di 0,01€ per foglio, stiamo parlando di una spesa annua di 5.000€ solo per la carta.
Ora, introduciamo un sistema di gestione documentale elettronico e automatizziamo il 60% dei processi interni. Questo potrebbe portare a una riduzione del consumo di carta del 70%, ovvero 350.000 fogli in meno all’anno. Tradotto in termini economici, l’azienda risparmierebbe 3.500€ annui, solo per il costo della carta, senza contare i benefici indiretti come:
-minori costi di archiviazione
-riduzione dei costi di stampa
-tempi di gestione più veloci.
Inoltre, riducendo il consumo di carta di 350.000 fogli, l’azienda contribuirebbe a salvare circa 42 alberi ogni anno, considerando che per produrre una tonnellata di carta vengono abbattuti in media 60 alberi. Questa trasformazione ha un impatto notevole anche in termini di consumo d’acqua, energia e riduzione delle emissioni di CO2.
Numeri, dunque. Risparmio concreto. E solo tu sai quanto in questo momento anche solo un euro risparmiato ogni giorno possa aiutare lo stato di salute dell’azienda.
Quanto ti ho descritto è fattibile. Puoi iniziare ora: e ricorda, più sarai convincente con i collaboratori, e più darai l’esempio, più la digitalizzazione funzionerà.
Hai avuto dei risparmi dall’abbattimento dell’uso della carta? Raccontami come hai fatto, scrivimi a mit@ristopiulombardia.it.
